Opodatkowanie wynajmu nieruchomości, gdy nie jest to działalność gospodarcza

Najem prywatny to dziś przede wszystkim kwestia poprawnego policzenia przychodu i dopilnowania terminów wpłat. W praktyce najwięcej błędów wynika z mylenia „przychodu” z „dochodem” oraz z nieprawidłowego traktowania opłat dodatkowych (media, czynsz administracyjny, kaucja). Poniżej masz uporządkowaną instrukcję: kiedy to nadal najem prywatny, jak liczysz podatek i co dokładnie musisz zrobić w trakcie roku i w rocznym PIT.

Najważniejsze w 60 sekund

• Od 2023 r. najem prywatny rozliczasz wyłącznie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych (nie według skali).
• Stawki ryczałtu dla najmu prywatnego: 8,5% do 100 000 zł przychodu rocznie i 12,5% od nadwyżki ponad 100 000 zł.
• Ryczałt liczysz od przychodu (bez kosztów), a przychód powstaje, gdy pieniądze są faktycznie otrzymane albo postawione do dyspozycji.
• Wpłaty ryczałtu: co do zasady do 20. dnia następnego miesiąca, a za grudzień do 20 stycznia (możliwy też tryb kwartalny).
• PIT-28 składasz od 15 lutego do 30 kwietnia roku następnego.
• Jeśli najem ma cechy zorganizowanej, powtarzalnej działalności (szczególnie krótkoterminowy z „obsługą”), rośnie ryzyko kwalifikacji jako działalność gospodarcza.

Najem prywatny a działalność gospodarcza: gdzie jest granica

Najem prywatny to wynajmowanie składników majątku poza działalnością gospodarczą. Problem zaczyna się wtedy, gdy sposób prowadzenia najmu zaczyna przypominać usługę świadczoną „profesjonalnie” i w sposób zorganizowany.

W praktyce organy patrzą nie na nazwę, tylko na realne działania. Czerwone punkty zapalne to m.in. najem krótkoterminowy z rotacją, marketingiem, stałą obsługą, sprzątaniem, zarządzaniem rezerwacjami i działaniami typowymi dla usług hotelowych. W interpretacjach zdarzają się sytuacje, gdzie taki model został uznany za działalność gospodarczą (a nie najem prywatny).

W praktyce zależy to od skali i organizacji: liczby lokali, częstotliwości wynajmów, zakresu usług dodatkowych, sposobu pozyskiwania klientów i tego, czy to nadal „zarząd własnym majątkiem”, czy już regularna usługa.

Jakie opodatkowanie obowiązuje przy najmie prywatnym w 2026 roku

Jedyna forma: ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

Od 2023 r. przychody z najmu prywatnego rozlicza się wyłącznie ryczałtem. Nie wybierasz już opodatkowania według skali w ramach najmu prywatnego.

Stawki i próg 100 000 zł

• 8,5% – do 100 000 zł przychodu w roku,
• 12,5% – od nadwyżki ponad 100 000 zł przychodu w roku.

Ważne: próg dotyczy sumy przychodów z najmu prywatnego w danym roku podatkowym (nie „na mieszkanie”).

Co jest przychodem z najmu i kiedy on powstaje

Moment powstania przychodu

Przychód powstaje wtedy, gdy:

• pieniądze faktycznie otrzymasz, albo
• zostaną Ci postawione do dyspozycji (np. wpłyną na rachunek).

To praktycznie oznacza: jeśli najemca spóźnia się z czynszem, podatek liczysz od tego, co realnie dostałeś (a nie od kwoty „należnej na papierze”).

Czynsz, kaucja i opłaty dodatkowe

• Czynsz najmu: co do zasady jest przychodem wynajmującego.
• Kaucja: zwykle nie jest przychodem w momencie otrzymania, bo ma charakter zwrotny. Przychód może pojawić się dopiero wtedy, gdy kaucję zatrzymujesz (np. na pokrycie szkód lub zaległości).
• Media i opłaty administracyjne: w praktyce zależy od konstrukcji umowy i przepływu pieniędzy. Najbezpieczniejsza zasada operacyjna jest taka: jeżeli umowa jednoznacznie przerzuca na najemcę obowiązek ponoszenia opłat i wynajmujący nie ma z tego trwałego przysporzenia, ryzyko uznania ich za przychód jest niższe. Jeśli natomiast opłaty są „ryczałtowe” w czynszu albo płacone wynajmującemu jako stała kwota bez rozliczenia, ryzyko opodatkowania rośnie.

Jeżeli w Twoim modelu przepływy są nietypowe (np. pobierasz zaliczki na media i potem rozliczasz), warto mieć spójny zapis w umowie i logiczne dowody rozliczeń, bo to zwykle przesądza o kwalifikacji w praktyce.

Terminy i obowiązki w trakcie roku: wpłaty, PIT-28, mikrorachunek

Wpłaty ryczałtu w trakcie roku

Co do zasady ryczałt wpłacasz:

• miesięcznie – do 20. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni; za grudzień do 20 stycznia,
• albo kwartalnie – do 20. dnia miesiąca po kwartale; za IV kwartał do 20 stycznia.

Gdzie wpłacać podatek

Wpłaty ryczałtu z najmu prywatnego wykonujesz na swój mikrorachunek podatkowy.

Zeznanie roczne PIT-28

PIT-28 składasz w terminie od 15 lutego do 30 kwietnia roku następnego.

Małżonkowie i współwłasność: kto rozlicza przychód

Jeżeli małżonkowie osiągają przychody z najmu wspólnych składników majątku, co do zasady rozliczenie może iść „po połowie”. Jest też możliwość, aby całość przychodu rozliczał jeden z małżonków, ale wymaga to złożenia oświadczenia do urzędu skarbowego w terminie:

• do 20. dnia miesiąca po miesiącu, w którym uzyskano pierwszy przychód w roku, albo
• do końca roku, jeśli pierwszy przychód był w grudniu.

To oświadczenie nie musi być odnawiane co roku, dopóki nie zrezygnujecie (rezygnacja ma analogiczny termin).

Najczęstsze błędy i czerwone flagi

• Liczenie podatku od „dochodu” (po kosztach) zamiast od przychodu – w ryczałcie koszty nie obniżają podstawy.
• Opodatkowanie „należnego czynszu z umowy”, mimo że najemca nie zapłacił (a przychód jeszcze nie powstał).
• Wliczanie kaucji do przychodu w momencie otrzymania – bez analizy, czy jest zatrzymana.
• Brak kontroli progu 100 000 zł w trakcie roku i zaskoczenie stawką 12,5% od nadwyżki.
• Model najmu z „obsługą” (krótkoterminowy, intensywny) bez oceny ryzyka uznania za działalność gospodarczą.
• Spóźnione wpłaty (po 20. dniu miesiąca) i brak porządku w przelewach na mikrorachunek.

Checklista: rozliczenie najmu prywatnego bez wpadek

1. Ustal, czy model najmu nadal spełnia cechy najmu prywatnego (bez „usługowego” charakteru).
2. Policz, co jest przychodem: czynsz, a opłaty dodatkowe rozdziel w umowie tak, by było jasne, kto je ponosi.
3. Ustal moment przychodu: księguj tylko kwoty faktycznie otrzymane/postawione do dyspozycji.
4. Pilnuj progu 100 000 zł w roku i przełączenia stawki na 12,5% dla nadwyżki.
5. Wpłacaj ryczałt do 20. dnia miesiąca (albo kwartalnie – jeśli tak rozliczasz).
6. Wpłacaj podatek na mikrorachunek i trzymaj spójne tytuły przelewów.
7. Złóż PIT-28 w terminie 15.02–30.04 roku następnego.

FAQ

Czy w 2026 roku mogę rozliczać najem prywatny na zasadach ogólnych?

Nie. Najem prywatny jest rozliczany wyłącznie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.

Od czego liczę podatek: od przychodu czy od dochodu?

Od przychodu. Ryczałt nie pozwala pomniejszać podstawy o koszty (np. remonty, odsetki, amortyzację).

Kiedy powstaje przychód, jeśli najemca płaci z opóźnieniem?

Wtedy, gdy pieniądze faktycznie dostaniesz albo będą Ci postawione do dyspozycji.

Czy kaucja jest opodatkowana?

Zwykle nie w momencie wpłaty. Przychód może powstać dopiero, gdy kaucję zatrzymasz (np. na pokrycie szkód lub zaległości).

Jakie są terminy wpłat ryczałtu i złożenia PIT-28?

Wpłaty: do 20. dnia następnego miesiąca (lub do 20. dnia miesiąca po kwartale), a za grudzień/IV kwartał do 20 stycznia. PIT-28: od 15 lutego do 30 kwietnia.

Czy najem krótkoterminowy zawsze oznacza działalność gospodarczą?

Nie zawsze, ale ryzyko rośnie, gdy dochodzą elementy zorganizowanej obsługi i powtarzalnej usługi. Ocena zależy od konkretnego modelu i jego skali.