Jak rozliczyć najem przy kilku współwłaścicielach?

Współwłasność nie blokuje wynajmu, ale mocno wpływa na to, kto i w jakiej części rozlicza podatek. Najczęstszy problem to „czynsz wpływa na jedno konto, więc jedna osoba rozliczy całość” – to bywa błędne i kosztowne. Poniżej masz uporządkowane zasady, terminy i praktyczną checklistę, żeby rozliczyć najem bez ryzyk.

Najważniejsze w 60 sekund

• Co do zasady przychód z najmu dzieli się podatkowo proporcjonalnie do udziałów we współwłasności.
• Przy najmie prywatnym od 2023 r. standardem jest ryczałt od przychodów ewidencjonowanych (bez kosztów).
• Stawki ryczałtu dla najmu prywatnego to 8,5% do 100 000 zł przychodu oraz 12,5% od nadwyżki ponad 100 000 zł (liczone w skali roku).
• To, na czyje konto wpływa czynsz, nie zmienia automatycznie tego, komu przypada przychód podatkowy.
• Wyjątek „jedna osoba rozlicza całość” dotyczy przede wszystkim małżonków we wspólności majątkowej – wymaga pisemnego oświadczenia i dotrzymania terminu.
• Przy mieszanym układzie właścicieli (np. małżonkowie + ciocia) „wspólne rozliczenie” może objąć tylko część należącą do małżonków, a pozostali współwłaściciele rozliczają swój udział osobno.

Punkt wyjścia: co oznacza współwłasność przy najmie

Współwłasność ułamkowa oznacza, że kilka osób ma prawo do tej samej nieruchomości, każda w określonym ułamku (np. 2/3 i 1/3). W praktyce najmu istotne są dwie konsekwencje:

• pożytki i przychody z rzeczy wspólnej co do zasady przypadają współwłaścicielom w stosunku do udziałów (logika cywilnoprawna),
• w podatkach punkt wyjścia jest analogiczny: przychody z najmu przypisuje się współwłaścicielom według udziałów, chyba że spełnione są szczególne warunki dla wyjątków.

Wniosek praktyczny: zanim policzysz podatek, musisz znać udziały z księgi wieczystej albo aktu notarialnego.

Zasada podstawowa: rozliczenie proporcjonalnie do udziałów

Jeżeli nieruchomość ma kilku współwłaścicieli (np. rodzeństwo, wspólników, małżonków + osoba trzecia), to standardowo:

• każdy współwłaściciel rozpoznaje przychód w swojej części (np. 1/3 czynszu),
• każdy rozlicza podatek we własnym PIT (najczęściej PIT-28 przy ryczałcie).

Przykład liczbowy (najczęstszy układ)

Czynsz: 3 000 zł miesięcznie. Udziały: 2/3 oraz 1/3.

• Współwłaściciel A (2/3) rozpoznaje 2 000 zł przychodu miesięcznie.
• Współwłaściciel B (1/3) rozpoznaje 1 000 zł przychodu miesięcznie.

Nawet jeśli najemca przelewa 3 000 zł wyłącznie na konto A, to podatkowo (co do zasady) nie oznacza to, że B „nie ma przychodu”. To, że A potem przelewa B jego część, jest rozliczeniem między współwłaścicielami, a nie zmianą zasad przypisania przychodu.

Najem prywatny na ryczałcie: stawki, limity, „moment przychodu”

Stawki i próg

Dla prywatnego najmu ryczałt wynosi:

• 8,5% przychodu do 100 000 zł rocznie,
• 12,5% przychodu od nadwyżki ponad 100 000 zł rocznie.

W praktyce przy współwłasności kluczowe jest pytanie: „czy próg liczę od całości czynszu, czy od mojej części?”. Punkt wyjścia jest prosty: skoro przychód przypada proporcjonalnie do udziału, to próg analizujesz na poziomie swojego przychodu (swojej części). Wyjątkiem jest sytuacja, gdy przepisy pozwalają, aby całość rozliczał jeden małżonek – wtedy próg liczysz od całości rozliczanej przez tego małżonka.

Kiedy powstaje przychód

Przychód ryczałtowy z najmu to co do zasady kwota otrzymana albo postawiona do dyspozycji (czyli realnie należna i dostępna). Dlatego terminy wpłat liczy się praktycznie od momentu wpływu/otrzymania czynszu.

Terminy w trakcie roku i rozliczenie roczne

• Wpłaty ryczałtu robi się miesięcznie (albo kwartalnie, jeśli spełniasz warunki i wybrałeś taki tryb) – standardowy termin to do 20. dnia następnego miesiąca/kwartału.
• Rozliczenie roczne składa się na PIT-28.

Jeżeli masz kilku współwłaścicieli, najczęściej oznacza to kilka PIT-28 (po jednym na osobę) – chyba że wchodzi w grę szczególny wyjątek dla małżonków.

Kiedy jedna osoba może rozliczać całość, a kiedy to mit

Małżonkowie we wspólności majątkowej: realny wyjątek

Jeżeli małżonkowie są we wspólności majątkowej i uzyskują przychody z najmu, mogą złożyć pisemne oświadczenie, że całość przychodu z najmu będzie opodatkowana przez jednego z nich.

Kluczowe warunki praktyczne:

• oświadczenie musi trafić do właściwego urzędu skarbowego do 20. dnia miesiąca po miesiącu, w którym uzyskano pierwszy przychód w danym roku podatkowym,
• jeśli pierwszy przychód był w grudniu, terminem jest koniec roku,
• wybór działa na cały rok, a co do zasady może obowiązywać również w latach kolejnych (do czasu rezygnacji na piśmie w odpowiednim terminie).

To jest najczęstsza i „najczystsza” sytuacja, w której jedna osoba faktycznie rozlicza całość.

Małżonkowie + inny współwłaściciel (np. ciocia): jak to działa w praktyce

Jeśli nieruchomość ma np. 3 współwłaścicieli:

• małżonkowie mają razem 2/3 (wspólność majątkowa),
• osoba trzecia ma 1/3,

to oświadczenie małżonków może dotyczyć tylko tej części, która przypada na małżonków (2/3). Osoba trzecia rozlicza swoją 1/3 samodzielnie.

W praktyce:

• małżonek „wybrany” do rozliczania rozlicza 2/3 przychodu,
• współwłaściciel trzeci rozlicza 1/3 przychodu,
• nadal nie ma podstaw, aby jedna osoba rozliczała 100% (chyba że doszło do realnej zmiany prawa do pożytków/przychodów i jest to dobrze udokumentowane).

Współwłaściciele niebędący małżonkami: ostrożnie z „umową, że jedna osoba rozlicza”

W relacjach innych niż małżeńska wspólność majątkowa (np. rodzeństwo, wspólnicy, dalsza rodzina) samo uzgodnienie „ty bierz czynsz i płać podatek” zwykle nie wystarcza, żeby bezpiecznie przypisać cały przychód jednej osobie.

Jeżeli chcesz odejść od proporcji udziałów, musisz mieć realną i wykonaną podstawę cywilnoprawną, która zmienia to, kto jest uprawniony do pożytków/przychodów (a nie tylko kto technicznie inkasuje czynsz). W praktyce bywa to obszar „interpretacyjny” i ryzykowny bez analizy konkretów.

Czerwone flagi: najczęstsze błędy, które kończą się korektą albo sporem

1. Czynsz wpływa na jedno konto → jedna osoba rozlicza 100% bez podstawy prawnej (najczęściej błąd przy kilku współwłaścicielach).
2. Brak oświadczenia małżonków w terminie – a rozliczanie całości przez jednego małżonka „od początku roku”.
3. Mylenie udziałów: rozliczanie 50/50 „bo tak się umówiliśmy”, mimo że w dokumentach jest 2/3 i 1/3.
4. Błędne liczenie progu 100 000 zł (próg liczony od „całości czynszu”, mimo że podatnik rozlicza tylko swoją część – albo odwrotnie).
5. Koszty przy ryczałcie: próby odliczania remontów/odsetek/wyposażenia (ryczałt co do zasady nie działa na kosztach).
6. Brak spójności dokumentów: umowa najmu podpisana przez jedną osobę, brak zgody/pełnomocnictw współwłaścicieli, a potem spór „kto wynajmował”.

Checklista: rozliczenie najmu przy kilku współwłaścicielach (7 kroków)

1. Sprawdź udziały w księdze wieczystej / akcie notarialnym (np. 2/3 i 1/3).
2. Ustal, czy to najem prywatny, czy najem w ramach działalności (to zmienia zasady).
3. Ustal, kto jest podatnikiem przychodu: standardowo każdy współwłaściciel według udziału.
4. Jeśli to małżonkowie we wspólności: zdecyduj, czy rozliczacie po połowie, czy całość przez jednego i złóżcie oświadczenie w terminie (jeśli wybieracie całość).
5. Ustal przepływy pieniędzy: konto może być jedno, ale przygotuj wewnętrzne rozliczenie między współwłaścicielami (żeby było jasne, jak dzielony jest czynsz).
6. Co miesiąc/kwartał policz ryczałt od swojej części i wpłać do 20. dnia następnego okresu.
7. Po roku złóż PIT-28 (każdy współwłaściciel osobno, chyba że małżonkowie rozliczają całość jednym zeznaniem w zakresie swojej części).

FAQ

Czy czynsz musi wpływać na konta wszystkich współwłaścicieli?

Nie. Może wpływać na jedno konto, ale to nie przesądza o tym, komu przypada przychód podatkowy. Kluczowe są udziały i zasady przypisania przychodu.

Czy rodzeństwo może ustalić, że jedna osoba rozliczy cały najem?

Samo ustalenie „dla wygody” jest zazwyczaj za słabe. Żeby jedna osoba rozliczała całość bez ryzyk, musi istnieć realna podstawa prawna zmieniająca uprawnienie do pożytków/przychodów i musi być konsekwentnie wykonywana.

Małżonkowie mają wspólność majątkową. Czy zawsze muszą rozliczać po 50%?

Nie. Mogą rozliczać po 50% albo złożyć pisemne oświadczenie, że całość przychodu rozlicza jeden małżonek. Ważne są terminy złożenia oświadczenia.

Mamy 3 współwłaścicieli: małżonkowie i ciocia. Czy jeden małżonek może rozliczyć wszystko?

Zwykle nie „wszystko”. Może rozliczyć całość części małżeńskiej (np. 2/3), jeżeli małżonkowie złożą oświadczenie. Ciocia rozlicza swoją część (np. 1/3) odrębnie.

Jak liczyć próg 100 000 zł przy ryczałcie, gdy mam tylko 1/3 udziału?

Co do zasady patrzysz na swój przychód z najmu (czyli 1/3 czynszu). Próg 100 000 zł odnosisz do przychodu, który rozliczasz jako podatnik. Wyjątek: gdy małżonkowie rozliczają całość przez jednego małżonka, próg liczysz od całości rozliczanej przez tego małżonka.

Co jeśli współwłaściciel nie chce rozliczać podatku, a czynsz i tak jest dzielony?

To czerwony alert. W praktyce brak rozliczenia przez współwłaściciela nie znosi jego obowiązków podatkowych, jeśli przychód mu przypada. Takie sytuacje warto uregulować formalnie, zanim powstaną zaległości.